Polityka prywatności

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza polityka prywatności (dalej „Polityka”) informuje, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe w związku z korzystaniem z oprogramowania Remonix udostępnianego w modelu SaaS, w tym z aplikacji mobilnej na systemy iOS i Android oraz aplikacji webowej dostępnej przez przeglądarkę (łącznie „Usługa” lub „Aplikacja”), a także ze stroną internetową Remonix, jeśli Polityka jest na niej udostępniana.

1.2. Polityka ma charakter informacyjny i wypełnia obowiązek informacyjny wynikający m.in. z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

1.3. Korzystanie z Usługi może wymagać przetwarzania danych osobowych; szczegóły zależą od sposobu korzystania z Aplikacji i funkcji, z których Państwo korzystają.

2. Administrator danych i kontakt

2.1. Administratorem danych osobowych Użytkowników Usługi w zakresie prowadzenia konta, świadczenia Usługi, rozliczeń, komunikacji technicznej oraz realizacji obowiązków prawnych Operatora jest: Nicode Kamil Bielak, NIP: 9182034505, REGON: 363444112, z siedzibą pod adresem 35-314 Rzeszów, ul. Miła 14E/70 (dalej „Administrator”).

2.2. Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych: adres e-mail bok@remonix.pl, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych” lub treść jednoznacznie wskazująca temat korespondencji.

2.3. Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD). W sprawach dotyczących przetwarzania danych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod adres wskazany w ust. 2.2.

3. Dane wprowadzane w Aplikacji przez Użytkownika

3.1. W ramach Usługi Użytkownik może wprowadzać dane dotyczące m.in. pracowników, kontrahentów, zleceń, czasu pracy, kosztów, płatności i innych informacji związanych z prowadzoną działalnością.

3.2. W odniesieniu do takich danych z reguły administratorem jest podmiot gospodarczy lub organizacja, której Użytkownik działa na rzecz lub którą reprezentuje przy korzystaniu z Usługi. Administrator (Operator) może przetwarzać te dane jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych i/lub postanowień Regulaminu, w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.

3.3. W zakresie, w jakim dane te są niezbędne do wykonania umowy o świadczenie Usługi między Użytkownikiem a Administratorem, informacje o celach i podstawach przetwarzania przez ten podmiot będący administratorem danych pracowników/kontrahentów Użytkownik otrzymuje od swojego pracodawcy lub własnej organizacji.

4. Jakie dane przetwarzamy (kategorie)

4.1. W zależności od sposobu korzystania z Usługi mogą być przetwarzane m.in.: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (jeśli podany), dane logowania, dane firmy (nazwa, NIP, adres), dane rozliczeniowe i płatności (w zakresie niezbędnym do transakcji, w tym realizowanych z udziałem operatora płatności), treść faktur i powiązanych danych księgowych wprowadzanych w Aplikacji, dane kontrahentów oraz pozycje faktur - także wtedy, gdy Użytkownik dobrowolnie włączy integrację z zewnętrzną usługą fakturowania (inFakt), treść korespondencji z Administratorem, dane techniczne i eksploatacyjne (np. adres IP, identyfikatory urządzenia lub sesji, typ przeglądarki, system operacyjny, czas żądania, logi błędów - w zakresie niezbędnym do bezpieczeństwa i działania Usługi).

4.2. Nie przewidujemy celowego zbierania danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO (np. danych o zdrowiu). Jeśli Użytkownik dobrowolnie wprowadzi takie informacje do pól niestrukturalnych Aplikacji, czyni to na własną odpowiedzialność i powinien mieć do tego odpowiednią podstawę prawną.

5. Cele przetwarzania i podstawy prawne (art. 6 RODO)

5.1. Świadczenie Usługi, założenie i obsługa konta, rozliczenia, obsługa zgłoszeń - podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą. W tym samym celu Administrator wysyła na podany adres e-mail wyłącznie wiadomości techniczne i transakcyjne niezbędne do działania Aplikacji, w szczególności: potwierdzenie rejestracji, wiadomości związane z zakupem i fakturowaniem, zaproszenie nowego pracownika do współpracy w Usłudze, link lub kod do resetu hasła. Nie wykorzystujemy tych kanałów do newslettera ani innej komunikacji marketingowej.

5.1a. Integracja z inFakt (dobrowolna). Jeśli Użytkownik włączy w Aplikacji integrację z usługą inFakt Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, podając m.in. klucz API lub inne dane uwierzytelniające wymagane przez inFakt, Administrator przekazuje do inFakt wyłącznie dane niezbędne do realizacji tej funkcji: dane faktur, dane kontrahentów oraz pozycje faktury w zakresie wynikającym z działania integracji. Podstawa: wykonanie umowy o świadczenie Usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz działanie na wyraźne polecenie Użytkownika. Dalsze przetwarzanie po stronie inFakt odbywa się według dokumentów publikowanych przez ten podmiot, w tym regulaminu inFakt.

5.2. Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. wystawienie i przechowywanie dokumentów księgowych, odpowiedzi na żądania organów państwowych) - podstawa: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

5.3. Dochodzenie lub obrona roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa IT, zapobieganie nadużyciom oraz podstawowa analityka lub logi niezbędne do utrzymania Usługi - podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5.4. Komunikacja marketingowa (np. newsletter), o ile zostałaby w przyszłości uruchomiona - wyłącznie na podstawie odrębnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), z możliwością cofnięcia zgody lub sprzeciwu.

5.5. Strona internetowa Remonix (www) - pliki cookie i podobne technologie: Administrator wykorzystuje rozwiązanie Cookiebot CMP (dostawca: Usercentrics A/S, produkt Cookiebot) w celu zebrania i udokumentowania zgody na kategorie plików cookie. Dla plików wymagających zgody - podstawa: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Pliki ściśle niezbędne mogą mieć odrębną podstawę prawną.

5.6. Analityka i pomiar reklam na stronie www - po wyrażeniu zgody w Cookiebot mogą być uruchamiane m.in.: Google Analytics 4 oraz Google Tag Manager (Google Ireland Limited) oraz Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO; konfiguracja powiązana z trybem zgody (np. Google Consent Mode).

5.6a. Meta Pixel w aplikacji webowej (app.remonix.pl) oraz Meta Conversions API (CAPI). Meta Pixel (identyfikator: 1057655678650789) jest zainstalowany również w aplikacji webowej Remonix. Pixel rejestruje zdarzenie PageView i ustawia pliki cookie _fbp i _fbc na domenie .remonix.pl. Zdarzenia konwersji (CompleteRegistration, Purchase) są przesyłane wyłącznie z serwera do Meta za pośrednictwem Meta Conversions API (CAPI). Dane przesyłane przez CAPI obejmują: zhashowany (SHA-256) adres e-mail, zhashowany (SHA-256) identyfikator konta, adres IP, user-agent, wartości cookies _fbp i _fbc oraz metadane zdarzenia. Podstawa: zgoda udzielona podczas rejestracji (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Prawo wycofania zgody: w każdym momencie, na adres bok@remonix.pl lub usuwając konto.

5.7. Nie podejmujemy wyłącznie zautomatyzowanych decyzji w rozumieniu art. 22 RODO, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały.

6. Odbiorcy danych i powierzenie przetwarzania

6.1. Dane mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym wyłącznie na podstawie umów powierzenia lub innych instrumentów przewidzianych przez RODO i wyłącznie w zakresie niezbędnym. W zależności od tego, z jakiej części Remonix Państwo korzystają, mogą to być w szczególności:

6.1.1. Zenbox Sp. z o.o. - hosting i utrzymanie serwerów: strona internetowa, backend Aplikacji oraz usługa poczty elektronicznej (dane przetwarzane zwykle na terytorium RP / EOG).

6.1.2. Usercentrics A/S (Cookiebot™ CMP) - rejestracja i dokumentacja zgód cookie.

6.1.3. Google Ireland Limited - Google Analytics 4, Google Tag Manager, w zakresie włączonym po zgodzie.

6.1.4. Meta Platforms Ireland Limited - Meta Pixel na stronie www i w aplikacji webowej oraz Meta Conversions API (CAPI). Dane mogą być transferowane do Meta Platforms Inc. (USA) na podstawie Standardowych Klauzul Umownych.

6.1.5. PayPro SA (operator rozwiązania płatniczego Przelewy24) - obsługa płatności elektronicznych w ramach Usługi.

6.1.6. inFakt Sp. z o.o. - wyłącznie gdy Użytkownik włączy integrację zgodnie z ust. 5.1a.

6.2. Aplikacje mobilne (App Store, Google Play). Dystrybucja aplikacji odbywa się za pośrednictwem Apple Inc. oraz Google LLC. Opłata za subskrypcję jest rozliczana wyłącznie przez Przelewy24 (PayPro SA).

6.3. Lista odbiorców może ulec zmianie - wówczas Polityka zostanie zaktualizowana.

6.4. Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym, jeżeli wystąpi obowiązek prawny.

7. Przekazywanie danych poza EOG

7.1. Hosting strony www, backendu i poczty u Zenbox ma zwykle charakter krajowy/EOG.

7.2. Niektóre narzędzia (Google, Meta) mogą wiązać się z przekazaniem danych do państw trzecich, w tym do USA - stosowane są mechanizmy przewidziane przez RODO (standardowe klauzule umowne).

7.3. Szczegółowe informacje o transferach można uzyskać, kontaktując się na adres bok@remonix.pl.

8. Okres przechowywania danych

8.1. Dane przetwarzane w celu świadczenia Usługi przechowujemy przez czas trwania umowy oraz po jej zakończeniu przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń, rozliczeń, archiwizacji i spełnienia obowiązków prawnych.

8.2. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do momentu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu.

8.3. Dane przetwarzane w prawnie uzasadnionym interesie przechowujemy do momentu ustania celu lub skutecznego wniesienia sprzeciwu.

8.4. Usunięcie Konta i danych może nastąpić na żądanie lub w porozumieniu z Użytkownikiem, przy zachowaniu obowiązków wynikających z prawa.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

9.1. Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.

9.2. W zakresie przetwarzania na podstawie zgody przysługuje prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie.

9.3. W celu realizacji praw prosimy o kontakt na adres bok@remonix.pl. Przed realizacją żądania możemy prosić o potwierdzenie tożsamości.

9.4. Przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl.

9.5. W odniesieniu do danych wprowadzanych do Aplikacji w imieniu innego administratora, żądania należy kierować przede wszystkim do tego podmiotu.

10. Dobrowolność podania danych

10.1. Podanie danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy jest dobrowolne, lecz bez nich zawarcie lub wykonanie umowy może być niemożliwe.

10.2. Podanie danych w celach marketingowych lub na podstawie zgody jest dobrowolne; odmowa nie wpływa na korzystanie z podstawowych funkcji Usługi.

11. Bezpieczeństwo

11.1. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie połączeń (HTTPS), kontrolę dostępu, kopie zapasowe i procedury reagowania na incydenty.

11.2. Żadna metoda transmisji danych przez Internet nie daje pełnej gwarancji bezpieczeństwa; pomimo podjętych środków nie można wykluczyć ryzyka.

12. Zmiany Polityki

12.1. Administrator może aktualizować Politykę, w szczególności w razie zmian prawa lub funkcji Usługi. O istotnych zmianach poinformujemy w sposób odpowiedni do ich znaczenia.

12.2. Bieżąca wersja Polityki jest publikowana na stronie internetowej Remonix i/lub w Aplikacji. Niniejsza wersja obowiązuje od 13 maja 2026 r.